Tous les problèmes ne nécessitent pas une réunion. Et tous les e-mails ne nécessitent pas de devenir une réunion.
Depuis des années, nous plaisantons sur ces réunions qui “auraient pu tenir dans cinq lignes d’e-mail”.
Mais le problème est beaucoup plus profond.
La question ne devrait pas simplement être:
« E-mail ou réunion ? »
La vraie question est:
« Quel est le meilleur moyen d’obtenir le résultat dont nous avons besoin ? »
Parfois, ce sera un e-mail.
Parfois, un message.
Parfois, un document partagé.
Parfois, un appel rapide.
Et parfois, oui : une réunion est absolument nécessaire.
Le problème commence lorsque la réunion devient la réponse automatique à tout besoin de collaboration.
Le problème de la surcharge de réunions
Les chiffres sont difficiles à ignorer.
Selon Microsoft, depuis février 2020, les collaborateurs participent à 192 % de réunions et d’appels Teams supplémentaires par semaine. Les réunions inefficaces constituent également le principal facteur perturbant la productivité, tandis que le fait d’avoir trop de réunions arrive en troisième position. (Microsoft)
Harvard Business Review rapporte également des recherches selon lesquelles environ 70 % des réunions empêchent les collaborateurs d’effectuer un travail productif. (Harvard Business Review)
Et une étude menée par Atlassian auprès de 5 000 travailleurs du savoir révèle un autre chiffre particulièrement révélateur : 77 % déclarent participer fréquemment à des réunions qui se terminent par la décision… de planifier une nouvelle réunion.
Plus inquiétant encore, 54 % quittent fréquemment une réunion sans savoir clairement quelles sont les prochaines étapes ni qui est responsable de chaque tâche. (Atlassian)
Alors peut-être que le problème n’est pas simplement que nous avons de “mauvaises réunions”.
Peut-être avons-nous un problème de conception des réunions.
Avant d’organiser une réunion, posez-vous une question
Qu’essayons-nous d’accomplir ?
📩 Partager une information → privilégiez l’e-mail ou la communication asynchrone.
📄 Examiner des informations → utilisez un document ou un tableau de bord.
💬 Poser une question simple → envoyez un message.
🧠 Résoudre un problème complexe → envisagez une réunion.
⚖️ Prendre une décision nécessitant plusieurs points de vue → une réunion peut être pertinente.
🤝 Créer du lien, résoudre un conflit ou construire un alignement → réunion.
🚀 Transformer une décision en actions coordonnées → parfois, une réunion est exactement ce qu’il faut.
L’objectif devrait déterminer le format, et non l’inverse.
De la “culture de la réunion” à l’intelligence des réunions
C’est là que les organisations doivent, selon moi, aller plus loin.
Nous ne devrions pas seulement nous demander :
« Comment pouvons-nous organiser de meilleures réunions ? »
Nous devrions d’abord nous demander :
« Avons-nous vraiment besoin de cette réunion ? »
Puis :
« Si oui, quelle est la réunion minimale nécessaire pour atteindre le résultat recherché ? »
Cela signifie mesurer le volume, la durée, les participants, l’objectif, la préparation, les décisions prises, les résultats et le suivi.
Parce que ce qui est mesuré peut être repensé.
Et ce qui peut être repensé peut être amélioré.
L’objectif n’est pas de créer une entreprise sans réunions.
C’est de créer des organisations dans lesquelles chaque réunion a une raison d’exister.
Moins de surcharge de réunions.
Plus de temps de concentration.
De meilleures prises de décision.
Une plus grande responsabilisation.
Et, au final, davantage de temps pour le travail qui compte vraiment.
Votre réunion aurait peut-être dû être un e-mail.
Mais peut-être que cet e-mail n’aurait jamais dû exister non plus.
La vraie question est :
Quel est le meilleur moyen de faire avancer le travail ?
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