Qu’est-ce que la réunionnite ?
Qu’est-ce que la réunionnite ?
La réunionnite, c’est l’excès de réunions inutiles, improductives ou mal conçues qui finit par occuper le temps dont nous avons besoin pour faire notre véritable travail.
Ce n’est pas une maladie.
Mais parfois, ça y ressemble.
C’est cette sensation d’ouvrir son agenda le matin et de découvrir qu’il est rempli de réunions.
L’une après l’autre.
Sans temps pour réfléchir.
Sans temps pour travailler.
Sans temps pour décider.
Et parfois, sans vraiment savoir à quoi sert la moitié d’entre elles.
C’est ça, la réunionnite.
Définition
Trois façons de définir la réunionnite.
Il n’existe pas une seule définition universelle du concept. Et c’est justement ce qui le rend intéressant.
La définition simple
La réunionnite, c’est se réunir trop souvent et trop mal.
La définition organisationnelle
C’est un dysfonctionnement qui apparaît lorsque les réunions cessent d’être un outil pour collaborer, décider ou avancer et finissent par occuper une part excessive de la journée de travail.
Notre définition
La réunionnite consiste à utiliser la réunion comme réponse automatique à des problèmes qui pourraient souvent être résolus autrement. Une réunion devrait nous aider à avancer. Elle ne devrait pas devenir le travail.
Origine
D’où vient le mot « réunionnite » ?
Nous n’avons pas inventé le concept. Et il n’est pas nouveau.
Le terme détourne avec humour le suffixe « -ite », utilisé dans le vocabulaire médical pour désigner certaines inflammations ou pathologies, et l’applique au monde des réunions.
En français, le mot réunionite est utilisé depuis longtemps pour décrire la tendance à multiplier abusivement les réunions de travail. La variante réunionnite existe également.
En espagnol, on retrouve reunionitis. Dans certains pays d’Amérique latine, notamment au Mexique, on parle aussi de juntitis.
En anglais, le même phénomène est parfois appelé meetingitis : meeting + itis. Une autre langue, mais exactement le même problème.
« Aujourd’hui, nous avons inventé la réunionnite. »
Il n’existe probablement pas de jour précis où quelqu’un a prononcé cette phrase pour la première fois. Et finalement, ce n’est pas très important.
Parce que le problème était déjà là. Et nous le voyons de plus en plus.
Un problème international
La réunionnite dans différentes langues.
L’excès de réunions ne connaît pas de frontières. Le phénomène existe dans les organisations du monde entier. Même problème. Seul le nom change.
Les termes français utilisés pour évoquer la multiplication excessive des réunions de travail.
Le terme utilisé en Espagne et dans une partie du monde hispanophone.
Un terme notamment utilisé au Mexique et dans certains pays d’Amérique latine pour parler de l’excès de réunions ou de « juntas ».
La version anglaise du concept, construite à partir de « meeting » et du suffixe « -itis ».
Des mots différents. Un même problème.
Symptômes
Comment reconnaître la réunionnite ?
Certains symptômes sont particulièrement faciles à reconnaître. Vous en avez probablement vécu au moins un cette semaine.
Un agenda rempli de réunions
Votre journée commence par une réunion et se termine par une autre. Entre les deux, vous essayez de faire le travail pour lequel vous êtes réellement là.
Des réunions récurrentes que personne ne remet en question
« C’est la réunion hebdomadaire. » Pourquoi ? Silence. Mais mardi prochain, elle sera toujours dans l’agenda.
Des réunions trop longues
Si une réunion dure une heure simplement parce que l’agenda est configuré ainsi, nous avons un problème.
Trop de participants
Certaines réunions mobilisent huit personnes pour prendre une décision qu’une seule pourrait prendre.
Des réunions pour préparer d’autres réunions
Oui, ça existe. Et probablement plus souvent que nous ne voulons l’admettre.
Des réunions qui auraient pu être un e-mail
Ou un document. Ou un message. Ou tout simplement une décision.
Plus de temps pour réfléchir
C’est l’un des symptômes les plus dangereux. Lorsque toute la journée est occupée par des réunions, le temps pour analyser, créer, préparer, exécuter et décider disparaît.
Des réunions sans décision
On parle. On débat. On partage. Puis on recommence. Et à la fin : « Bon, on refait une réunion et on en reparle. »
Commencez par mesurer
Combien coûte une réunion ?
Donnez une valeur au temps de votre équipe. Calculez en moins d’une minute le coût de n’importe quelle réunion.
Professionnels
Qui souffre de réunionnite ?
Pratiquement tout le monde. Mais certains profils y sont particulièrement exposés.
Dirigeants et managers
Passer une grande partie de sa journée en réunion peut parfois être perçu comme un signe de responsabilité ou d’importance. Pourtant, le temps d’un dirigeant a lui aussi un coût.
Chefs de projet
Suivis, comités, kick-offs, workshops, réunions de coordination et réunions de suivi des réunions.
Équipes commerciales
Réunions internes, clients, suivi, forecast, pipeline et coordination.
Technologie et produit
Daily, planning, refinement, retrospective, steering committee, sync…
Ressources humaines
Parce que presque tous les processus impliquant des personnes finissent par générer une réunion.
Et bien d’autres
Tout professionnel dont l’agenda ne lui appartient plus vraiment.
Organisations
Quelles entreprises souffrent de réunionnite ?
Le problème ne concerne pas un secteur en particulier.
Multinationales.
Start-ups.
Banques.
Cabinets de conseil.
Entreprises technologiques.
Administrations publiques.
Universités.
PME.
Plus une organisation devient complexe, plus le nombre de réunions risque d’augmenter.
Plus d’équipes. Plus de pays. Plus de fonctions. Plus de projets. Plus de parties prenantes. Plus de besoins de coordination.
Et, très souvent, une solution apparemment simple : organiser une réunion.
Jusqu’à ce que l’agenda explose.
Une idée fondamentale
Le problème, ce ne sont pas les réunions.
C’est probablement l’idée la plus importante de Réunionnite.
Nous ne voulons pas supprimer les réunions. Les réunions sont nécessaires.
Nous avons besoin de nous réunir pour :
- Prendre des décisions.
- Résoudre des problèmes.
- Créer.
- Coordonner.
- Partager des informations.
- Débloquer des projets.
- Travailler ensemble.
Le problème apparaît lorsque la réunion devient la réponse automatique à tout.
Une bonne réunion peut créer énormément de valeur. Une mauvaise réunion peut consommer le temps de dix personnes.
Il ne s’agit donc pas simplement d’avoir moins de réunions.
Il s’agit d’avoir de meilleures réunions.
La solution
Comment lutter contre la réunionnite ?
Il n’existe pas de vaccin miracle. Et supprimer toutes les réunions n’est pas la solution. Pour lutter contre la réunionnite, il faut comprendre, mesurer et transformer la façon dont une organisation se réunit.
Comprendre comment l’organisation se réunit réellement.
Combien de réunions, quelle durée, combien de participants, quel coût et quelles réunions créent réellement de la valeur.
Revoir les formats, les fréquences, les participants, la durée et la façon dont les décisions sont prises.
Transformer de nouvelles règles en habitudes et apprendre à questionner une invitation avant de l’accepter, et une réunion avant de l’organiser.
Mesurer à nouveau. Parce que si nous ne savons pas si nous avons progressé, nous ne faisons qu’exprimer une opinion.
C’est le point de départ de notre Méthode Réunionnite →
L’initiative
Qu’est-ce que Reunionnite.com ?
Reunionnite.com est née pour rendre visible un problème que des millions de professionnels vivent chaque semaine et que de nombreuses organisations ne savent pas encore comment traiter.
Nous ne voulons pas simplement parler des réunions. Nous voulons contribuer à les transformer.
C’est pourquoi nous construisons cette initiative autour de trois objectifs.
Rendre visible
Mettre un nom sur le problème.
Étudier ce qui se passe réellement.
Créer la conversation.
Partager des données.
Et faire en sorte que remettre une réunion en question ne paraisse plus étrange.
Découvrez le Baromètre Réunionnite →
Donner des outils
Nous voulons permettre à chaque professionnel de commencer à améliorer ses réunions sans avoir besoin de faire appel à un consultant.
Calculateur du coût des réunions.
Outils rapides de diagnostic.
Checklists et outils d’analyse.
Aider à transformer
Pour les organisations qui veulent aller plus loin, nous développons une méthodologie pour diagnostiquer, mesurer et transformer leur façon de se réunir.
Parce qu’une entreprise ne change pas ses réunions simplement parce que quelqu’un annonce : « À partir de maintenant, nos réunions seront plus efficaces. »
Il faut comprendre. Mesurer. Repenser. Changer. Puis mesurer à nouveau.
Notre objectif
Moins de ce qui n’apporte rien.
Plus de ce qui compte.
Nous voulons atteindre quelque chose de très simple à expliquer et beaucoup plus difficile à accomplir.
de réunions inutiles.
de réunions improductives.
de réunions par habitude.
de temps pour travailler.
de temps pour réfléchir.
de temps pour décider.
de temps pour créer.
Parce que la productivité ne consiste pas à remplir l’agenda.
Elle consiste à faire en sorte que notre temps crée de la valeur.
Regardez votre agenda
Souffrez-vous de réunionnite ?
Vous n’avez probablement pas besoin d’un diagnostic médical. Il suffit de regarder votre agenda.
Commencez par là. Vous pouvez appliquer nos Quick Wins, calculer le coût de vos réunions ou découvrir comment nous transformons la façon dont une organisation se réunit.
L’étape suivante
Votre organisation souffre-t-elle de réunionnite ?
Commencez par la mesurer. Nous pouvons vous aider à comprendre comment votre organisation se réunit, où elle perd du temps et quelles opportunités d’amélioration existent.