Réunion. Meeting. Reunión. Riunione. Besprechung. Vergadering. Reunião. 会議. 会议.
Changez de langue, de pays ou d’entreprise, et le mot peut changer.
Mais l’idée reste presque toujours la même : deux personnes ou plus se réunissent pour accomplir quelque chose qui nécessite, en principe, une interaction entre elles.
Et voici la première règle :
Une réunion ne devrait pas exister parce qu’elle est inscrite dans l’agenda. Elle devrait exister parce qu’il y a quelque chose qui doit être fait ensemble.
Qu’est-ce qu’une réunion?
Une réunion professionnelle est une interaction organisée entre deux personnes ou plus, avec un objectif précis : partager des informations, analyser un problème, générer des idées, coordonner des actions, prendre une décision ou parvenir à un accord.
Elle peut être présentielle, virtuelle ou hybride. Elle peut durer cinq minutes ou plusieurs heures. Elle peut réunir deux personnes ou plusieurs centaines.
Mais une caractéristique devrait toujours rester la même :
il y a un objectif.
Lorsque l’objectif disparaît, la réunion peut continuer à apparaître dans les agendas… mais elle n’a plus de véritable raison d’exister.
McKinsey propose une approche particulièrement utile : les réunions peuvent avoir pour objectif principal de prendre des décisions, résoudre des problèmes et coordonner les actions, ou partager des informations. La clarté de l’objectif est l’un des fondements d’une réunion efficace. (mckinsey.com)
Les 10 types de réunions les plus courants en entreprise.
Toutes les réunions ne se ressemblent pas. Et essayer de les gérer de la même manière est l’une des erreurs les plus fréquentes dans les organisations.
1. Réunion d’information
Objectif : informer.
Présenter des résultats, communiquer des changements, expliquer une nouvelle stratégie ou partager une information importante.
Exemples :
- Réunion de résultats
- Town hall
- Présentation d’une nouvelle initiative
- Communication interne
Question clé : avons-nous réellement besoin d’une réunion pour transmettre cette information ?
Si la communication est essentiellement descendante, un e-mail, une vidéo ou un document peut suffire.
2. Réunion de suivi
Objectif : vérifier l’avancement.
Qu’est-ce qui a été fait ? Qu’est-ce qui reste à faire ? Quels problèmes sont apparus ? Que se passe-t-il ensuite ?
Exemples :
- Réunion hebdomadaire
- Réunion de suivi
- Suivi de projet
- Comité de pilotage
Ces réunions sont extrêmement fréquentes… et peuvent facilement devenir automatiques.
« Nous nous réunissons parce que nous nous sommes toujours réunis » n’est pas un objectif.
3. Réunion de prise de décision
Objectif : décider.
La réunion doit aboutir à une décision, même si tout le monde n’est pas d’accord.
Il peut s’agir de :
- Valider un projet
- Choisir un fournisseur
- Lancer un produit
- Approuver un investissement
- Résoudre une question stratégique
McKinsey souligne l’importance de clarifier qui décide, qui apporte son avis et qui est responsable de l’exécution. (mckinsey.com)
Si personne n’a l’autorité pour décider, il ne s’agit probablement pas d’une véritable réunion de décision.
4. Réunion de résolution de problème
Objectif : trouver une solution.
Un problème précis existe et les bonnes personnes se réunissent pour l’analyser et explorer différentes solutions.
Il ne s’agit pas de présenter des informations.
Il s’agit de travailler sur le problème.
Plus le problème est clairement défini, plus il est facile de déterminer qui doit réellement participer.
5. Réunion de coordination
Objectif : coordonner plusieurs personnes, équipes ou départements.
Elles sont particulièrement fréquentes dans les projets, les opérations et les organisations complexes.
Par exemple :
Le Marketing doit savoir ce que fait le Produit.
Le Produit doit savoir ce que fait la Technologie.
La Technologie doit connaître les échéances des Opérations.
La réunion sert à connecter des activités qui dépendent les unes des autres.
6. Réunion créative ou brainstorming
Objectif : générer des idées.
Concevoir un produit, trouver de nouveaux concepts, résoudre un défi, créer une campagne ou explorer différentes possibilités.
L’objectif n’est pas nécessairement de prendre une décision.
Il faut d’abord créer des possibilités.
Puis les évaluer.
Confondre brainstorming et prise de décision peut tuer de bonnes idées trop tôt.
7. Réunion de projet
Objectif : piloter un projet.
Elle peut combiner information, coordination, résolution de problèmes et prise de décision.
C’est pourquoi « réunion de projet » décrit le contexte, mais pas nécessairement l’objectif.
Avant de commencer, une bonne réunion de projet devrait répondre à une question :
Qu’avons-nous besoin d’accomplir aujourd’hui ?
Et pas simplement :
« Que dit l’ordre du jour ? »
8. Réunion en tête-à-tête — 1:1
Objectif : travailler sur la relation entre deux personnes.
Entre un manager et un collaborateur, un mentor et son mentoré, deux collègues ou deux responsables de projet.
Elle peut servir à :
- Donner du feedback
- Accompagner le développement
- Définir les priorités
- Aborder des problèmes
- Parler de carrière
- Renforcer l’alignement
Un 1:1 ne devrait pas simplement devenir une nouvelle réunion de suivi des tâches.
Sa valeur réside dans la conversation.
9. Réunion stratégique
Objectif : réfléchir ou décider de l’avenir.
Stratégie d’entreprise, priorités, marchés, croissance, investissements, transformation ou nouveaux business.
Ces réunions peuvent conduire à des décisions à fort impact.
Et précisément pour cette raison, elles nécessitent davantage de préparation, pas davantage de participants.
10. Réunion sociale ou de convivialité
Objectif : créer du lien.
Toutes les réunions ne doivent pas nécessairement aboutir à une décision.
Un déjeuner d’équipe, une session d’accueil, une célébration ou une rencontre informelle peuvent avoir un objectif parfaitement valable :
créer du lien.
Le problème n’est pas qu’une réunion soit sociale.
Le problème apparaît lorsqu’une réunion sociale se fait passer pour une réunion de travail — ou lorsqu’une réunion de travail devient un substitut permanent aux échanges informels.
Une même réunion peut avoir plusieurs fonctions
C’est l’un des pièges les plus fréquents.
Une réunion peut commencer comme :
« Revue mensuelle du projet »
et devenir :
Information → discussion → résolution de problème → décision → attribution des actions.
Ce n’est pas nécessairement une mauvaise chose.
Mais lorsque l’on essaie de faire cinq choses différentes en même temps, la réunion perd son focus.
Il est donc utile d’identifier son objectif principal.
McKinsey recommande notamment de distinguer les réunions destinées à partager des informations, discuter/résoudre des problèmes et prendre des décisions. (mckinsey.com)
Les 3 règles fondamentales d’une bonne réunion.
Vous n’avez pas besoin d’un manuel de 50 pages.
Commencez par ces trois règles.
1. Avant de l’organiser : demandez-vous si vous avez besoin d’une réunion
Avons-nous vraiment besoin de nous réunir ?
Si la réponse est non, utilisez un autre canal.
E-mail. Document. Chat. Vidéo. Tableau de bord. Commentaire asynchrone.
La meilleure réunion est parfois tout simplement celle que vous n’avez jamais organisée.
2. Avant de commencer : définissez ce qui doit être accompli
Ne confondez pas sujet et objectif.
« Résultats du trimestre » est un sujet.
« Décider si nous poursuivons l’investissement dans X » est un objectif.
Une bonne réunion devrait pouvoir compléter cette phrase :
« À la fin de cette réunion, nous aurons… »
Si vous ne pouvez pas terminer cette phrase, l’objectif n’est probablement pas encore suffisamment clair.
3. Avant d’inviter : déterminez qui doit réellement participer
Toutes les personnes qui doivent connaître une décision n’ont pas besoin de participer à sa prise.
Demandez-vous :
Qui décide ?
Qui apporte son expertise ?
Qui devra exécuter ?
Qui doit simplement être informé ?
McKinsey utilise cette distinction des rôles pour améliorer la clarté et la rapidité des décisions. (mckinsey.com)
Plus de participants ne signifie pas nécessairement plus de collaboration.
Parfois, cela signifie simplement plus de temps.
Comment dit-on « réunion » dans différentes régions du monde?
Le mot « réunion » existe sous différentes formes dans pratiquement toutes les langues.
| Langue | Terme courant |
| 🇪🇸 Espagnol | Reunión |
| 🇬🇧 Anglais | Meeting |
| 🇫🇷 Français | Réunion |
| 🇮🇹 Italien | Riunione |
| 🇵🇹 Portugais | Reunião |
| 🇩🇪 Allemand | Besprechung / Sitzung |
| 🇳🇱 Néerlandais | Vergadering / bijeenkomst |
| 🇸🇪 Suédois | Möte |
| 🇩🇰 Danois | Møde |
| 🇳🇴 Norvégien | Møte |
| 🇫🇮 Finnois | Kokous |
| 🇵🇱 Polonais | Spotkanie |
| 🇷🇺 Russe | Встреча (Vstrecha) |
| 🇹🇷 Turc | Toplantı |
| 🇬🇷 Grec | Συνάντηση (Synántisi) |
| 🇦🇪 Arabe | اجتماع (Ijtimāʿ) |
| 🇮🇱 Hébreu | פגישה (Pgisha) |
| 🇮🇳 Hindi | बैठक (Baithak) |
| 🇨🇳 Chinois | 会议 (Huìyì) |
| 🇯🇵 Japonais | 会議 (Kaigi) |
| 🇰🇷 Coréen | 회의 (Hoeui) |
Et dans le monde professionnel international, il existe un mot qui n’a pratiquement pas besoin de traduction :
Meeting.
Team meeting. Management meeting. Board meeting. Sales meeting. Project meeting. Kick-off meeting. Status meeting.
La réunion peut changer de langue.
Le problème d’une réunion mal conçue, beaucoup moins.
Alors, qu’est-ce qu’une bonne réunion?
Ce n’est pas nécessairement une réunion courte.
Ce n’est pas nécessairement une réunion en présentiel.
Ce n’est pas nécessairement 30 minutes.
Ce n’est pas nécessairement une petite réunion.
Une bonne réunion est une réunion dans laquelle le temps, les participants et le format sont justifiés par le résultat que l’on cherche à obtenir.
Parce qu’une réunion ne devrait pas seulement être évaluée selon :
« A-t-elle duré 60 minutes? »
Mais plutôt selon :
« Qu’avons-nous accompli grâce à ces 60 minutes? »
Et c’est peut-être la question la plus importante pour commencer à lutter contre la réunionnite.
Avant votre prochaine réunion, essayez quelque chose de très simple :
Pourquoi devons-nous nous réunir?
Que voulons-nous accomplir?
Qui doit être présent?
Si vous avez une réponse claire aux trois questions, vous êtes déjà en train de commencer à faire de meilleures réunions.
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