Une réunion à 9h00.
Une autre à 10h00.
Une autre à 11h00.
À 12h00, vous avez une réunion pour préparer la réunion de demain.
Et lorsque la dernière se termine, vous réalisez que vous n’avez pas eu le temps de faire votre travail.
Bienvenue dans la Réunionnite.
Nous n’avons rien contre les réunions.
Une bonne réunion peut permettre de prendre une décision, de résoudre un problème, de créer quelque chose ensemble ou de débloquer un projet.
Le problème commence lorsque nous nous réunissons par habitude.
Lorsqu’une réunion devient la réponse automatique à n’importe quel problème.
Lorsqu’on invite huit personnes pour partager une information qui aurait pu être envoyée par e-mail.
Lorsqu’on maintient des réunions récurrentes dont plus personne ne se souvient vraiment de la raison d’être.
Lorsqu’on enchaîne les réunions back-to-back toute la journée.
Et lorsque le fait d’être occupé en réunion commence à être confondu avec le fait d’être productif.
Il est temps d’agir.
Notre décathlon contre la Réunionite
Nous ne voulons pas supprimer les réunions.
Nous voulons supprimer les réunions inutiles, improductives et mal conçues.
Voici nos dix premières règles.
1. Si nous n’avons pas besoin de nous réunir, nous ne nous réunissons pas.
La première question avant de programmer une réunion devrait être :
Avons-nous vraiment besoin d’une réunion ?
2. Toute réunion doit avoir un objectif.
Informer, décider, créer, résoudre, coordonner…
Mais « parce que nous avons la réunion du mardi » n’est pas un objectif.
3. Moins de participants.
Plus de participants ne signifie pas nécessairement de meilleures décisions.
Invitons les personnes qui ont réellement besoin d’être présentes.
4. Moins de temps.
Une réunion de 60 minutes ne doit pas forcément durer 60 minutes.
Essayons 50.
Ou 25.
Et terminons lorsque l’objectif est atteint.
5. L’ordre du jour avant le calendrier.
D’abord, nous savons pourquoi nous nous réunissons.
Ensuite, nous cherchons un créneau dans l’agenda.
Pas l’inverse.
6. La préparation avant la conversation.
Si nous avons besoin de données, de documents ou de décisions préalables, préparons-les avant.
Une réunion ne devrait pas être le lieu où tout le monde découvre le problème pour la première fois.
7. Tout n’a pas besoin d’être synchrone.
Un e-mail.
Un document.
Une vidéo.
Un message.
Une mise à jour asynchrone.
Ce sont aussi des outils de collaboration.
8. Protégeons le temps de travail.
Un agenda rempli de réunions n’est pas nécessairement un agenda productif.
Nous avons besoin d’espaces pour réfléchir, créer, analyser et exécuter.
Les recherches du MIT Sloan Management Review sur les meeting-free days sont particulièrement intéressantes à cet égard : dans leur étude portant sur 76 entreprises, la réduction du nombre de réunions a eu des effets positifs sur la productivité, la satisfaction et le stress, même si les chercheurs soulignent que le dispositif doit être adapté à chaque organisation. (MIT Sloan Management Review)
9. Une réunion doit se terminer par quelque chose.
Une décision.
Une action.
Un responsable.
Une prochaine étape.
Si, après une heure, personne ne sait ce qui a changé, quelque chose a probablement échoué.
10. Mesurons les réunions.
Parce que ce que nous ne mesurons pas, nous avons difficilement les moyens de l’améliorer.
Nombre de réunions.
Heures.
Participants.
Coût.
Durée.
Décisions.
Résultats.
La gestion des réunions a elle aussi besoin de données.
Et ce n’est que le début.
Chez Réunionnite, nous voulons étudier, mesurer et transformer la façon dont nous travaillons ensemble.
Nous voulons aider les entreprises à avoir moins de réunions et de meilleures réunions.
Et aider les professionnels à retrouver quelque chose qui semble devenir de plus en plus rare :
du temps pour travailler.
C’est pourquoi nous construisons une méthode, des outils, des recherches et des ressources pour combattre la Réunionnite sous tous ses angles.
Parce qu’il ne s’agit pas d’avoir un agenda plus vide.
Il s’agit d’avoir plus de temps pour faire ce qui compte vraiment.
Vous voulez commencer ?
Commencez par quelque chose de très simple :
Regardez votre agenda de la semaine dernière.
Combien de réunions avez-vous eues ?
Combien étaient réellement nécessaires ?
Combien se sont terminées par une décision ?
Et surtout…
Combien de réunions prévues la semaine prochaine pourraient tout simplement ne pas avoir lieu ?
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