Une idée est profondément ancrée dans les entreprises :
si nous devons nous coordonner, nous faisons une réunion.
Il y a un problème ? Réunion.
Il faut prendre une décision ? Réunion.
Il faut informer l’équipe ? Réunion.
Nous ne savons pas comment résoudre le problème ? Une autre réunion.
Jusqu’au jour où vous regardez votre agenda et découvrez que vous avez passé pratiquement toute la matinée en réunion.
Et qu’il vous reste encore à trouver le temps de faire votre travail.
Cela a un nom: la Réunionite.
Nous ne disons pas que les réunions sont mauvaises.
Une bonne réunion peut faire gagner des jours de travail, accélérer une décision ou résoudre un problème complexe en 30 minutes.
Le problème apparaît lorsque se réunir devient la réponse automatique d’une organisation.
Et c’est là que commence le véritable coût.
Le problème n’est pas d’avoir des réunions. C’est d’avoir des réunions qui ne créent pas de valeur.
Une étude publiée dans le Journal of Business Research, menée auprès de salariés de 41 pays, a constaté que moins de la moitié considéraient leurs réunions habituelles comme une utilisation efficace de leur temps. Parmi les problèmes identifiés figuraient les invitations à des réunions peu pertinentes et une mauvaise conception des réunions. (ScienceDirect)
Microsoft est arrivé à une conclusion similaire dans son Work Trend Index : les réunions inefficaces ont été identifiées comme le principal obstacle à la productivité, devant même d’autres problèmes courants du travail intellectuel. Le nombre excessif de réunions figurait également parmi les principales sources de perturbation. (Microsoft)
Ce n’est pas une impression.
C’est un problème de management.
Combien coûte réellement une réunion ?
Une réunion d’une heure ne coûte pas une heure.
Si 8 personnes participent, nous venons de consommer :
8 heures de travail.
Avec un coût moyen de 50 € par heure :
400 € pour une seule réunion.
Si elle a lieu chaque semaine :
20 800 € par an.
Et ce n’est que le coût direct.
Nous n’avons pas compté le temps nécessaire pour la préparer, les minutes perdues entre les réunions, les interruptions ni le travail qui est repoussé à plus tard.
C’est pourquoi l’une des premières questions que devrait se poser toute entreprise est :
Combien dépensons-nous réellement en réunions?
Le coût invisible : ne plus avoir le temps de travailler
C’est probablement le problème que nous mesurons le moins.
Un agenda rempli de réunions ne consomme pas seulement des heures.
Il fragmente la journée.
Réunion.
15 minutes.
Une autre réunion.
10 minutes.
Teams.
E-mail.
Une autre réunion.
Et lorsque vous avez enfin une heure libre, vous n’avez plus vraiment une heure de concentration.
Vous avez une heure entre deux réunions.
Microsoft a constaté que les employés sont interrompus par une réunion, un e-mail ou une notification environ toutes les deux minutes au cours de leur journée de travail. (Microsoft Work Trend Index)
La conséquence est assez simple :
il devient de plus en plus difficile de trouver du temps pour réfléchir.
Et réfléchir, c’est aussi travailler.
Alors, que faisons-nous ?
Nous ne croyons pas à la solution facile :
« À partir de maintenant, nous interdisons les réunions. »
Pas plus qu’à l’idée de transformer chaque lundi en No Meeting Day simplement parce que c’est à la mode.
Les réunions sont nécessaires.
La question est ailleurs.
1. Demander si nous avons réellement besoin de nous réunir
Avant d’envoyer une invitation :
Pouvons-nous résoudre cela sans réunion ?
2. Avoir un objectif clair
Une réunion devrait avoir une raison précise d’exister.
Informer.
Décider.
Créer.
Résoudre.
Coordonner.
Mais pas simplement :
« faire le suivi ».
3. Inviter moins de personnes
Plus de participants ne signifie pas nécessairement de meilleures décisions.
Si quelqu’un n’a pas besoin de contribuer, de décider ou de recevoir l’information en temps réel, il n’a peut-être pas besoin d’être présent.
4. Réduire la durée
Une réunion de 60 minutes ne doit pas forcément durer 60 minutes.
Essayons 45.
Ou 25.
La durée par défaut est aussi une décision.
5. Protéger le temps de concentration
Nous ne pouvons pas exiger de la productivité tout en remplissant les agendas de réunions.
Le Focus Time n’est pas du temps libre.
C’est du temps de travail.
6. Mesurer
Nombre de réunions.
Heures.
Participants.
Coût.
Durée.
Décisions.
Actions.
Parce que ce que nous ne mesurons pas, nous avons du mal à l’améliorer.
La solution n’est pas d’avoir moins de réunions. C’est d’avoir de meilleures réunions.
Une étude récente sur ce que l’on appelle le meeting load paradox montre que les réunions peuvent créer de la valeur — coordination, participation et collaboration — mais que ce bénéfice n’augmente pas indéfiniment.
À partir d’un certain niveau, la charge de réunions commence à devenir un coût pour les professionnels eux-mêmes. (ScienceDirect)
C’est le point essentiel.
Nous ne voulons pas d’une entreprise sans réunions.
Nous voulons une entreprise où chaque réunion a une raison d’exister.
Où une réunion se termine par une décision, une action ou un résultat.
Où l’agenda n’est pas une mesure de l’importance.
Et où les professionnels disposent du temps nécessaire pour faire ce pour quoi ils ont été recrutés.
C’est ce que nous appelons combattre la Réunionnite.
Et c’est notre point de départ
Chez Réunionnite, nous construisons une initiative destinée à aider les entreprises et les professionnels à diagnostiquer, mesurer et réduire les réunions improductives.
Nous développons notre propre méthodologie, des outils de diagnostic, des modèles, des ressources et une calculatrice permettant de comprendre combien de temps et d’argent nous consacrons réellement aux réunions.
Parce qu’avant d’essayer d’améliorer les réunions d’une entreprise, il existe une question beaucoup plus simple :
Savez-vous combien elles vous coûtent ?
👉 Commencez avec notre Calculateur de réunions.
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